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课件介绍
一、数据清单的构建（★★★）

　　（一） 数据清单的概念

　　Excel中,数据库是通过数据清单或列表来实现的。

　　数据清单是一种包含一行列标题和多行数据且每行同列数据的类型和格式完全相同的Excel工作表,例如工资表、应付账款等。

　　数据清单中的列是数据库中的字段,数据清单中的列标志是数据库中的字段名称,数据清单中的每一行对应数据库中的一条记录。

　　（二）构建数据清单的要求

　　为了使Excel自动将数据清单当作数据库,构建数据清单的要求主要有:

　　1. 列标志应位于数据清单的第一行,作为字段名,用以查找和组织数据、创建报告。

　　2. 同一列中各行数据项的类型和格式应当完全相同。

　　3. 避免在数据清单中间放置空白的行或列，但需将数据清单和其他数据隔开时，应在他们之间留出至少一个空白的行或列。

　　4.尽量在一张工作表上建立一个数据清单。



二、记录单的使用（★★★）

　　（一） 记录单的概念

　　记录单又称数据记录单,是快速添加、查找、修改或删除数据清单中相关记录的对话框。

　　【提示】注意把握记录单与数据清单的关系。

　　（二） 通过记录单处理数据清单的记录

　　1.通过记录单处理记录的优点

　　界面直观,操作简单,减少数据处理时行列位置的来回切换,避免输入错误,特别适用于大型数据清单中记录的核对、添加、查找、修改或删除。

　　2.记录单对话框的打开

　　Excel2003, “数据”菜单→“记录单”

　　Excel2013,“快速访问工具栏”→“记录单”

　　【提示】打开记录单对话框以后，只能通过“记录单”对话框来输入、查询、核对、修改或者删除数据清单中的相关数据,无法直接在工作表的数据清单中进行相应的操作。

　　3.在“记录单”对话框中输入新记录

　　4.利用“记录单”对话框查找特定单元格

　　5.利用“记录单”对话框核对或修改特定记录