软考高项学习笔记|10-1项目沟通管理

发布于 2021-08-28 11:38 ，所属分类：软考学习资料大全

1、规划沟通管理

规划沟通管理是根据干系人的信息需要和要求及组织的可用资产情况，制订合适的项目沟通方式和计划的过程。

【主要作用】识别和记录与干系人的最有效率且最有效果的沟通方式。规划项目沟通对项目的最终成功非常重要。

有效率的沟通是指以正确的形式、在正确的时间把信息提供给正确的受众，并且使信息产生正确的影响。

（1）规划沟通管理四大输入

①项目管理计划。项目管理计划提供了将如何执行、监控和结束项目的信息。

②干系人登记册。干系人登记册为规划与项目干系人的沟通提供信息。

③事业环境因素。规划沟通管理过程与事业环境因素有密切关系，因为组织结构对项目的沟通需求有重大影响。原则上，所有事业环境因素都可作为本过程的输入，因为沟通需要适应项目环境。

④组织过程资产。原则上，所有组织过程资产都可作为本过程的输入。其中，经验教训和历史信息尤为重要。它们有助于人们深入了解以往类似项目中的沟通决策及其实施结果，有助于指导当前项目的沟通活动规划。

（2）规划沟通管理两大输出：项目文件更新、沟通管理计划

①可能要更新的项目文件包括(但不限于):项目进度计划；干系人登记册。

②沟通管理计划是项目管理计划的组成部分，描述将如何对项目沟通进行规划，结构化和监控。

2、管理沟通

管理沟通是根据沟通管理计划，生成、收集、分发、储存、检索及最终处置项目信息的过程。

【主要作用】促进项目干系人之间实现有效率且有效果的沟通。

（1）管理沟通的四大输入

①沟通管理计划描述将如何对项目沟通进行规划、结构化和监控。

②工作绩效报告汇集了项目绩效和状态信息，可用于促进讨论和建立沟通。报告的全面性、准确性和及时性，对有效开展本过程非常重要。

③能够影响管理沟通过程的事业环境因素包括(但不限于)：组织文化和结构；政府或行业标准及规定；项目管理信息系统。

④能够影响管理沟通过程的组织过程资产包括(但不限于):有关沟通管理的政策、程序、过程和指南；相关模板；历史信息和经验教训。

（2）管理沟通的四大输出

①项目沟通。绩效报告、可交付成果状态、进度进展情况和已发生的成本。受信息的紧急性和影响、信息传递方法、信息机密程度等相关因素的影响，项目沟通可能会变动很大。

②项目管理计划更新。项目管理计划中包括项目基准及与沟通管理、干系人管理有关的信息。

③项目文件更新。包括问题日志；项目进度计划；项目资金需求。

④组织过程资产更新。包括给干系人的通知；项目报告；项目演示资料；项目记录；干系人的反馈意见；经验教训文档。

3、控制沟通

控制沟通是在整个项目生命周期中对沟通进行监督和控制的过程，以确保满足项目干系人对信息的需求。

【主要作用】随时确保所有沟通参与者之间的信息流动的最优化。

控制沟通过程可能引发重新开展规划沟通管理和/或管理沟通过程。这种重复体现了项目沟通管理各过程的持续性质。

（1）控制沟通的五大输入

①项目管理计划描述了项目将如何被执行、监督、控制和收尾。它为控制沟通过程提供了有价值的信息，包括(但不限于)：干系人的沟通需求；发布信息的原因；发布所需信息的时限和频率；负责发布信息的个人或小组；将接收信息的个人或小组。

②项目沟通可有多种来源，可能在形式、详细程度、正式程度和保密等级上有很大的不同。项目沟通可能包括(但不限于)：可交付成果状态；进度进展情况；已发生的成本。

③问题日志用于记录和监督问题的解决。它可用来促进沟通，确保对问题的共同理解。

④工作绩效数据是对收集到的信息的组织和总结，并展示与绩效测量基准的比较结果。

⑤可能影响控制沟通过程的组织过程资产包括(但不限于)：报告模板；定义沟通的政策、标准和程序；可用的特定沟通技术；允许的沟通媒介；记录保存政策；安全要求。

（2）控制沟通的五大输出

①工作绩效信息是对收集到的绩效数据的组织和总结。

②控制沟通过程经常导致需要进行调整、采取行动和开展干预，因此，就会生成变更请求这个输出。变更请求需通过实施整体变更控制过程来处理，并可能导致：新的或修订的成本估算、活动排序、进度日期、资源需求和风险应对方案分析；对项目管理计划和文件的调整；提出纠正措施，以使项目预期的未来绩效重新与项目管理计划保持一致；提出预防措施，降低未来出现不良项目绩效的可能性。

③控制沟通过程可能引起对沟通管理计划及项目管理计划(如干系人管理计划和人力资源管理计划)其他组成部分的更新。

④需要更新的项目文件可能包括(但不限于)：预测；绩效报告；问题日志。

⑤可能需要更新的组织过程资产包括(但不限于)报告格式和经验教训文档。

10.3项目沟通管理的技术和工具

会议、沟通需求分析、沟通技术、沟通方法、信息管理系统、报告绩效、专家判断

1、会议

需要与项目团队展开讨论和对话通常以会议的形式进行，以便确定最合适的方法，用于更新新和沟通项目信息，以及回应各干系人对项目信息的请求。

会议可在不同的地点举行，可以是面对面的会议或在线会议。

2、沟通需求分析（用于确定信息需求）

通过沟通需求分析，确定项目干系的信息需求，包括所需信息的类型和格式，以及信息对干系人的价值。

项目资源只能用来沟通有利于项目成功的信息，或者那些因缺乏沟通会造成失败的信息。

项目经理还应该使用潜在沟通渠道或路径的数量，来反映项目沟通的复杂程度。潜在沟通渠道的总量为n(n-1) /2，其中，n代表干系人的数量。